Die Annahme als DoktorandIn ist vor Beginn einer Doktorarbeit beim zuständigen Promotionsausschuss zu beantragen.

Gemäß § 5 PromO sind Dissertationen bei Vergabe eines Themas anzumelden. Zwischen Annahme als Doktorand / Doktorandin und Abgabe der Dissertation müssen in der Regel 3 Jahre liegen.

Bitte beachten Sie, dass ein fachlich einschlägiges Studium (thematisch passend zum geplanten Projekt) Voraussetzung für die Zulassung zur Promotion ist.

Bei Diplomstudiengängen einer Fachhochschule oder Berufsakademie geht der Anmeldung das Eignungsfeststellungsverfahren voraus (§ 4 Abs. 5 PromO).

Eignungsfeststellungsverfahren Diplomstudiengänge (Fächerkatalog)

Bitte beachten Sie, dass der Zugriff auf Patientendaten ist erst nach Annahme als DoktorandIn möglich ist. Der ISH-med-Zugang wird über die Promotionsvereinbarung (s. die Vorlage unten) beantragt.

REGISTRIERUNG BEI HEIDOCS

Das Anlegen einer elektronischen Promotionsakte durch Registrierung im zentralen Online-Portal heiDOCS ist gem. §5 Abs. 3 PromO für die Anmeldung erforderlich. Die Daten sind durch den Doktoranden / die Doktorandin während der gesamten Promotionsdauer aktuell zu halten.

Online-Registrierung:
heiDOCS – Benutzerkonto für die Online-Promotionsakte anlegen
(bitte keine Registrierung bei bereits erfolgten Anmeldungen!)

Alle Fragen zur Online-Promotionsakte beantwortet das zentrale Doktorandenbüro auf den Seiten der Universität Heidelberg.

• Login heiDOCS (Online-Promotionsakte)

Einreichung der Anmeldeunterlagen

Bitte reichen Sie die Unterlagen nur vollständig ein und registrieren Sie sich unbedingt vorher bei heiDOCS!

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Unterlagen mit Originalunterschriften (bei TAC-Mitgliedern werden elektronische Unterschriften akzeptiert), die spätestens 3 Wochen vor der Sitzung im Promotionsbüro eingehen, an den Promotionsausschuss weitergegeben werden.

Die Unterlagen bitte nicht getackert (Ausnahme: amtlich beglaubigte Kopien), nicht geklammert und ohne Einzelfolien einreichen.

Erforderliche Unterlagen (zusammen mit der Checkliste einzureichen):

1. Antrag auf Annahme als DoktorandIn (Vordruck)
2. Promotionsvereinbarung (Doctoral Agreement Template) gem. § 5 Abs. 1 PromO (Vordruck). Bitte die Projektmeilensteine in ca. 6 Monatsschritten angeben und beim Ausfüllen der Datenschutzerklärung relevante Rechtsvorschriften (relevant legislation) beachten! Bitte erstellen Sie eine Kopie der Promotionsvereinbarung für Ihre Unterlagen.
3. Kurzes Konzept der geplanten Dissertation (Vordruck)
4. ggf. Kopien der Ethikvoten (§ 15 Berufsordnung) und/oder Tierversuchgsgehmigungen (§ 8 des Tierschutzgesetzes)
5. Nachweis über das abgeschlossene Hochschulstudium in amtlich beglaubigter Kopie (kein Recyclingpapier!): Diplom + Prüfungszeugnis bzw. Bachelor und Master (jeweils Urkunde und Zeugnis)
6. Kopie des Personalausweises / Reisepasses
7. Ggf. Sprachkenntnisnachweis

Erforderlich bei ausländischen Abschlüssen:

amtlich beglaubigte Kopie Bachelor und Master, jeweils Urkunde und Zeugnis (in Originalsprache und ggf. englische oder deutsche Übersetzung) UND:

• bei Abschlüssen außerhalb der EU mit gutachterlicher Stellungnahme der Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen (ZAB) zur Promotionszulassung (Muster für das Anschreiben stellt das Promotionsbüro auf Anfrage zu Verfügung), bei Abschlüssen aus China, Vietnam und Indien zusätzlich mit APS;
• bei Abschlüssen aus der EU mit einem Ausdruck aus der anabin-Datenbank der ZAB

Bei externen Promotionen:

• Einverständniserklärung externe Einrichtung / Consent form by dissertation at external institutions (Vordruck)

Immatrikulationspflicht

Seit dem 30.03.2018 besteht gem. Landeshochschulgesetz (LGH) Immatrikulationspflicht. Gem. aktueller Fassung (gültig ab 23.11.2024), § 38 (5): "Personen, die als Doktorandin oder Doktorand angenommen worden sind, werden nach § 60 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b immatrikuliert; dies gilt nicht für angenommene Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Hochschule hauptberuflich tätig sind, wenn diese schriftlich oder elektronisch gegenüber dem Rektorat erklärt haben, dass sie nicht immatrikuliert werden wollen. Personen, die nach der Annahme eine hauptberufliche Tätigkeit an der Hochschule aufnehmen, können mit deren Beginn auf Antrag exmatrikuliert werden. Eine Exmatrikulation vor dem Termin der mündlichen Prüfung unterbricht das Promotionsverfahren, soweit zum Zeitpunkt der Exmatrikulation keine Befreiung gemäß Satz 1 vorliegt. Die Unterbrechung des Promotionsverfahrens endet mit der erneuten Immatrikulation aufgrund der bisherigen Annahme als Doktorandin oder Doktorand oder durch eine Befreiung gemäß Satz 1 oder durch den endgültigen Abbruch der Promotion. Die Dauer der Unterbrechung wird auf die von der Hochschule geregelte Höchstdauer der Wirksamkeit der Zulassung zur Promotion angerechnet. …“

Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang auf die Immatrikulationspflicht hin. Sie finden die Information über die konkreten Voraussetzungen und Dokumente für das Einschreiben an der Universität Heidelberg hier (s. auch Formale Schritte zum Beginn der Promotion - Universität Heidelberg (uni-heidelberg.de)).

• ZUM LANDESHOCHSCHULGESETZ

Bitte beachten Sie

Die einzureichenden Unterlagen sind Prüfungsdokumente und müssen archivierbar sein. Fertigen Sie die Kopien daher nicht auf Recyclingpapier an!

Alle einzureichenden Originalunterlagen zum Promotionsverfahren verbleiben bei uns, bitte machen Sie sich daher für den persönlichen Gebrauch evtl. vorher Kopien. Das Promotionsbüro fertigt keine Kopien für Sie an!