Gemäß § 5 PromO sind Dissertationen bei Vergabe eines Themas anzumelden. Zwischen Anmeldung und Abgabe der Dissertation müssen mindestens 12 Monate liegen.

Bitte beachten Sie, dass der Zugriff auf Patientendaten erst nach Annahme als DoktorandIn möglich ist. Der ISH-med-Zugang wird über die Promotionsvereinbarung (s. die Vorlage unten) beantragt.

Eine Zulassung zum studienbegleitenden Promotionsverfahren gem. § 4, (2) PromO ist erst nach bestandenem Ersten Abschnitt der ärztlichen Prüfung gem. AppO bzw. nach bestandener Zahnärztlicher Vorprüfung (Physikum) gem. ZAppO möglich.

Registrierung bei heiDOCS

Das Anlegen einer elektronischen Promotionsakte durch Registrierung im zentralen Online-Portal heiDOCS ist gem. §5 Abs. 4 PromO für die Anmeldung erforderlich. Die Daten sind durch den Doktoranden / die Doktorandin während der gesamten Promotionsdauer aktuell zu halten.

Online-Registrierung:
heiDOCS – Benutzerkonto für die Online-Promotionsakte anlegen
(bitte keine Registrierung bei bereits erfolgten Anmeldungen!)

Alle Fragen zur Online-Promotionsakte beantwortet das zentrale Doktorandenbüro auf den Seiten der Universität Heidelberg.

• Login HeiDOCS (Online-Promotionsakte)

Einreichung der Anmeldeunterlagen

Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur vollständig und mit Originalunterschriften per Post (Promotionsbüro der Medizinischen Fakultät Heidelberg, Im Neuenheimer Feld 672, 69120 Heidelberg) oder über die Pforte im Verwaltungsgebäude INF 672 ein und registrieren Sie sich unbedingt vorher bei heiDOCS!

Erforderliche Unterlagen (Checklist):

1. Antrag auf Annahme als Doktorand (Vordruck)
2. Promotionsvereinbarung gem. § 5 Abs. 1 PromO (Vordruck) und ggf. Datenschutzerklärung für ISH-zugang. Beim Aussfüllen der Datenschutzerklärung bitte relevante Rechtsvorschriften beachten! Bitte erstellen Sie eine Kopie der Promotionsvereinbarung für Ihre Unterlagen. 
3. Einseitige Beschreibung des geplanten Promotionsvorhabens (Vordruck)
4. ggf. Kopien der Ethikvoten (§ 15 Berufsordnung) und/oder Tierversuchgsgehmigungen (§ 8 des Tierschutzgesetzes)
5. Kopie der Vorprüfung (Erster Abschnitt der Ärztlichen Prüfung) mit aktuellem Immatrikulationsnachweis (Stammdaten oder Studienbescheinigung) ODER Nachweis über den Abschluss des Studiums (Examenszeugnis in amtlich beglaubigter, ggf. beidseitiger Kopie; s. auch Beglaubigung von Dokumenten - Universität Heidelberg)
6. ggf. Sprachkenntnisnachweis
7. Kopie des Personalausweis/Reisepasses

Erforderlich bei ausländischen Abschlüssen:

amtlich beglaubtigte Kopie Bachelor und Master, jeweils Urkunde und Zeugnis (in Originalsprache und ggf. englische oder deutsche Übersetzung) UND:

• bei Abschlüssen außerhalb der EU mit Originalbewertung der Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen (ZAB), bei Abschlüssen aus China zusätzlich mit APS;
• bei Abschlüssen aus der EU mit einem Ausdruck aus der anabin-Datenbank der ZAB;
• alternativ zur ZAB-Bewertung: beglaubigte Kopie der Approbation / Berufserlaubnis

Optional:

• Einverständniserklärung externe Promotion (Vordruck) / Consent form by dissertation at external institutions(Vordruck)

Immatrikulation als DoktorandIn

Seit dem 30.03.2018 ist das neue Landeshochschulgesetz (LGH) in Kraft getreten. Gem. § 38 (5) „Personen, die als Doktorandin oder Doktorand angenommen worden sind, werden nach § 60 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b immatrikuliert; dies gilt nicht für angenommene Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Hochschule hauptberuflich tätig sind, wenn diese zuvor schriftlich gegenüber dem Rektorat erklärt haben, dass sie nicht immatrikuliert werden wollen.“

Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang auf die Immatrikulationspflicht hin. Sie finden die Information über die konkreten Voraussetzungen und Dokumente für das Einschreiben an der Universität Heidelberg hier.

• ZUM LANDESHOCHSCHULGESETZ

Für die Immatrikulation als DoktorandIn benötigen Sie die Bescheinigung "Annahme zum Zweck der Immatrikulation für Doktoranden". Sie wird Ihnen auf Anfrage im Promotionsbüro (med.promotion@med.uni-heidelberg.de) zugeschickt.

Wenn Sie sich aufgrund Ihrer Anstellung an der Universität Heidelberg oder am Universitätsklinikum Heidelberg gem. § 38 (5) LHG befreien wollen, wenden Sie sich direkt an die Studierendenadministration (studium@uni-heidelberg.de).

Bitte beachten Sie

Die einzureichenden Unterlagen sind Prüfungsdokumente und müssen archivierbar sein. Reichen Sie daher alle Unterlagen mit Originalunterschriften und nicht auf Recyclingpapier ein!

Alle einzureichenden Originalunterlagen zum Promotionsverfahren verbleiben bei uns, bitte machen Sie sich daher für den persönlichen Gebrauch evtl. vorher Kopien. Das Promotionsbüro fertigt keine Kopien für Sie an!

Die Anmeldeunterlagen werden vom Ausschuss begutachtet, dann erhält der Doktorand/die Doktorandin sowie der Doktorvater/die Doktormutter eine Kopie des Antrags zurück; das Original verbleibt bei uns.

Für die Immatrikulation als DoktorandIn wird Ihnen eine separate Bescheinigung auf Anfrage über med.promotion@med.uni-heidelberg.de zugeschickt.